Pre- & Onboarding - klare Prozesse mit entscheidender Wirkung

00:00:00: Und genau hier verliert ihr Menschen, bevor sie überhaupt bei euch angefangen haben.

00:00:14: Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge von Frische Personalimpulse – Fokuswechsel!

00:00:20: Ich bin Alexandra und heute geht es mir um mein Herzensthema, das in vielen Unternehmen wirklich unterschätzt wird und es ist aber entscheidend darüber, ob neue Mitarbeiter bleiben oder nicht schon am ersten Tag kündigen.

00:00:41: Es geht ums Pre- und Onboarding.

00:00:45: Und ich sage es jetzt wirklich ganz klar und sehr direkt – ein guter Onboardingprozess beginnt nicht am ersten Arbeitstag.

00:00:53: Er beginnt in dem Moment, in dem der Vertrag unterschrieben wurde.

00:00:59: Viele Unternehmen glauben Onboarding, das ist so ein Tag-Eins-Thema.

00:01:04: Aber es ist ungefähr so als würdest du jemanden zu deiner Hochzeiteinladung und dich dann erst wieder an dem Tag der Feier bei demjenigen melden und ihm die Agenda unterbreiten?

00:01:18: Wann beginnt der Gottesdienst?

00:01:19: Und wann gehen wir essen – und wann ungefähr ist denn das Ende geplant dieser Feier?

00:01:24: Das funktioniert nicht!

00:01:26: Nicht den Privaten und erst recht nicht im Business, nicht im Arbeitsleben.

00:01:32: Und warum ist mir denn das Pryon Onboarding so wichtig?

00:01:36: Stell dir vor du hast gerade immer einen neuen Job angenommen.

00:01:39: ich denke die Situation kennt jeder von uns!

00:01:42: Du freust dich, du bist auf jeden Fall motiviert, du willst loslegen aber dein Bauchgefühl spiegelt dir eine richtige Unsicherheit wieder.

00:01:52: Du kennst die Menschen noch nicht.

00:01:55: Du kennst die Abläufe nicht, die Erwartungen nicht.

00:01:58: Du weißt nicht wie der erste Tag abläuft?

00:02:02: Wo soll ich parken?

00:02:04: Wer wird mich wohl abholen?

00:02:05: Wie ist wohl die Stimmung im Team?

00:02:08: Und jetzt stell dir vor du hörst wochenlang nichts Niente nada Kein Lebenszeichen keine Info keine Rückfrage Nur stille Stille am See.

00:02:23: und genau das passiert in vielen Unternehmen und genau hier verliert ihr Menschen, bevor sie überhaupt bei euch angefangen haben.

00:02:33: Denn Unsicherheit ist wirklich ein schlechter Begleiter!

00:02:37: Und Stille ist der lauteste Kündigungsgrund.

00:02:42: Pryon Onboarding bedeutet deshalb wir bleiben im Kontakt, wir zeigen Präsenz Wir geben Sicherheit.

00:02:50: Es geht dabei nicht um Kontrolle es geht darum Beziehung aufzubauen.

00:02:57: Und Beziehungen entstehen nicht am ersten Arbeitstag, sie entstehen davor!

00:03:05: Was ist denn jetzt so aus meiner Sicht ein guter Prion-Onboarding Kontakt?

00:03:10: Ein Profisiner der Prion Onboarding Prozesse besteht eben aus vielen kleinen aber aus meiner Sicht schon sehr wirkungsvollen Bausteinen und jeder einzelne davon sendet eben diese eine klare Botschaft.

00:03:22: Wir freuen uns auf dich.

00:03:25: Das können regelmäßige E-Mails sein.

00:03:27: Kurze Firmenupdates, kleine Willkommensbotschaften, Infos zum Start.

00:03:34: Das muss nicht kompliziert sein das reicht manchmal einfach nur ein Satz wie wir freuen uns schon sehr auf deinen Start hier.

00:03:42: ein kleines Update für dich.

00:03:44: so eine Mail zeigt du bist nicht vergessen du bist Teil des Teams auch wenn du noch nicht da bist dann ein nächster Baustein kann sein Nachfragen?

00:03:55: Wie geht's dir, hast du nur Fragen?

00:03:58: Brauchst du noch was?

00:04:00: Das klingt zwar echt banal aber es macht einen riesigen Unterschied.

00:04:04: Und warum?

00:04:05: Ich sag's dir!

00:04:07: Viele Menschen trauen sich nicht sie haben Angst zu fragen.

00:04:12: Sie wollen nicht nerven sie wollen auch nicht ihre Unsicherheit zeigen und wenn Du aktiv nachfragst nimmst Du ihnen diese Hürde.

00:04:24: Als nächsten Baustein hätte ich auch fixe Termine vor den Start gelegt, also sowas was man wirklich nach vorne legen kann.

00:04:33: Das ist das mit dem ganzen Arbeitskleidungsanproben.

00:04:37: wenn ihr Sicherheitsschuhe im Unternehmen vergebt dann holten einfach vorher rein bevor er am ersten Arbeitstag daherkommt und hat ja schon alles.

00:04:46: der neue Mitarbeiter Das IT-Setup.

00:04:49: Man kann doch schon vorher die Laptops rausgeben, damit zum ersten Arbeitstag einfach auch alles da ist und alle stimmt!

00:04:55: Man kann auch ein kurzes erstes Kennenlernen im Team noch einmal organisieren, dass er einfach mal nochmal zum Mittagessen reinkommt oder man verbringt einen halben Tag wenn er schon Urlaub hat.

00:05:08: Dann macht man meinen Rundgang durchs Unternehmen und auch ein kürztes Gespräch mit der neuen Führungskraft für den neuen Mitarbeitenden – auch ein kurzes Mittagessen außerhalb, das muss ich einfach in Ruhe unterhalten kann.

00:05:22: Ganz ungezwungen!

00:05:24: Das ist enorm wichtig für die neuen Mitarbeitenden, dass sie einfach einen Feeling dafür bekommen.

00:05:31: Denn diese Termine schaffen einfach Verbindlichkeit und Sie geben dem neuen Mitarbeiter das Gefühl Ich werde ernst genommen.

00:05:41: Ich werde auf Augenhöhe betrachtet.

00:05:45: Ich bin auf Augenhöhe.

00:05:48: Man respektiert mich, man wertschätzt

00:05:50: mich.".

00:05:51: Was ich auch wichtig finde ist als nächster Baustein dass es auf jeden Fall einen Willkommensbrief gibt für den ersten Arbeitstag.

00:05:59: das kann so eine Woche vorher nochmal geschrieben werden.

00:06:02: Der Punkt wird ganz oft vergessen aber der gibt eben auch enorm viel Sicherheit wieder und das ist vielleicht auch eines oder einer der Bausteine.

00:06:11: der lässt sich relativ leicht standardisieren.

00:06:14: Dieser Brief ist einfach wie ein roter Teppich.

00:06:17: Er sagt, wir erwarten dich und sind vorbereitet!

00:06:21: Und du bist bei uns auf jeden Fall herzlich willkommen.

00:06:24: Unser guter Willkommensbrief enthält aus meiner Sicht einen ganz klaren Ablaufplan mit Uhrzeiten für den ersten Tag eine Ansprechperson die ihn dann auch empfangen wird und an dem Tag begleiten wird.

00:06:39: Einen genauen Meldepunkt heißt Anderezeption oder bei Bitte Klingeln, bei XY.

00:06:48: Dann auch so praktische Hinweise für den Start.

00:06:51: Wo kann er denn parken?

00:06:52: Genau was hat er überhaupt zu beachten ist?

00:06:55: liegt vielleicht in der Fußgängerzone?

00:06:57: dann doch einfach ein Parkhaus mit angeben da auch schon eine Parkkarte mit reinlegen.

00:07:02: wenn ihr sowas habt dann wirklich noch die persönliche Willkommensbotschaft reinschreiben.

00:07:08: Damit weiß einfach der neue Mitarbeiter nicht ganz genau, was ihn an diesem ersten Tag erwartet und startet mit einem wirklich guten Gefühl das er abgeholt wurde in den ersten Tag.

00:07:20: Und sind wir doch mal ganz ehrlich?

00:07:22: Ein klarer Ablaufplan ist oft Unterschied zwischen.

00:07:26: ich freue mich und Ich hab auch weh!

00:07:30: Wenn dann auch dieser erste Tag kommt, dann sollte auch dieser nicht dem Zufall überlassen sein.

00:07:37: Im Hintergrund müssen da schon einige Prozesse laufen zu den Supportfunktionen im Unternehmen und das bedeutet einfach, in diesem gesamten Prozess muss dann der Arbeitsplatz vorbereitet werden die Technik vorbereitet und auf Funktionsfähigkeit getestet werden.

00:07:57: Das Team muss informiert werden.

00:08:00: Der Tag hat Struktur, es gibt feste Termine, feste Ansprechpersonen und feste Rituale.

00:08:07: Und ich sag immer – der erste Tag ist nicht dazu da, dass ich hektisch nach einem Laptop suche und danach noch ganz schnell einen Studium organisieren, was ihr schon mindestens sechs Wochen vorher hätte machen können.

00:08:23: Der erste Tag is der Moment an dem du als Unternehmer Als Personaler zeigst.

00:08:31: wir haben an dich gedacht.

00:08:34: Und da kommt es noch mal in Baustein hinzu, Wir Haben An Dich Gedacht!

00:08:38: Am ersten Arbeitstag liegt auf dem Schreibtisch an dem Arbeitsplatz von eurem neuen Mitarbeiter Auf jeden Fall in your welcome app eine kompakte, klare aber auch liebevoll gestaltete Mappe mit den wichtigsten Infos zum Unternehmen wie Historie.

00:08:54: Aber auch so Dinge wie Ansprechpartner die wichtigsten Führungskräfte wenn ihr ein bisschen größer seid, Prozesse in Abläufe, die wichtig sind Sicherheitsunterweisungen sowas zum Sammelplatz, aber auch so allgemeine Dinge wie.

00:09:11: es sind noch mal die wichtigsten arbeitsrechtlichen Dinge zusammengefasst.

00:09:15: Wie melde ich mich krank?

00:09:16: Wann melde Ich mich krang?

00:09:18: Es liegt eine Betriebsordnung dahinter.

00:09:20: Genau!

00:09:21: Aber auch die Arbeitszeiten und Pausenregelungen.

00:09:24: Es ist ne ganz klare aber auch kleine Orientierungshilfe was sich der Mitarbeiter in den ersten Wochen immer wieder heranziehen kann.

00:09:32: da braucht er nämlich niemandem für Fragen.

00:09:34: Es ist so viel, was an einem Tag oder in einer Woche auf diesen neuen Mitarbeitenden einströmt.

00:09:40: Der ist wirklich richtig froh wenn die wichtigsten Infos an dir sich auf jeden Fall immer zu halten hat und wo er auch immer Leute und Personen im Unternehmen findet, an die er seine Fragen richten kann, wenn er hier das für sich einfach fix in der Mappe drin hat.

00:10:00: Und zu dieser Worker-Mappe kommt dann noch so ein kleines Welcome-Paket für die ersten Tage, wo die Nerven ein bisschen blank liegen und dass man ein paar Gummibärchen drin hat.

00:10:18: Da ist ein kleiner Gruß dabei auf einer coolen Karte, wo vielleicht das Team auch mit unterschrieben hat aber zumindest der Unternehmer unter Personaler, die geschrieben Und es geht dabei nicht um hohen Materiellenwert, vielleicht legt da dann auch noch so eine erste Ausstattung wie Blockkuli-Mappe oder eine Tasche dazu.

00:10:38: Oder auch in der Produktion zum Beispiel ganz oft sind das diese Cafe to go Becher die oben verschlossen sind damit man nichts verschütten kann aber trotzdem am Arbeitsplatz irgendwie einen Kaffee und getränkt mitnehmen kann.

00:10:51: Genau!

00:10:51: Es geht einfach nur um ne kleine Geste.

00:10:54: dass man an diesen ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeitenden gedacht hat.

00:10:59: Und jetzt kommt auch so.

00:10:59: mein Lieblingsthema, das ist ein strukturierter Einarbeitungsplan finde ich enorm wichtig!

00:11:07: Nicht nur jetzt bei neuen Mitarbetenden, das sage ich hier ganz bewusst sondern auch schon bei Praktikanten.

00:11:13: Schreibt es euch bitte, bitte auf, auch bei Praxikanten.

00:11:19: Ich höre es so oft aus meinem Umfeld wie Praktikanten behandelt werden, dass es nichts Strukturiertes gibt.

00:11:27: Der wird von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz geschoben.

00:11:29: Niemand hat ihm was zeigen, niemand nimmt sich die Zeit.

00:11:33: Dann steht er rum und dann wird der wieder angemackert.

00:11:36: Er sollte doch jetzt was arbeiten, was er ist da rumstehen

00:11:39: würde.".

00:11:40: Also Leute packt euch bitte an die eigene Nase!

00:11:44: Niemand darf meckern wenn er davor nichts getan hat das Leute mitgenommen werden.

00:11:53: Und das ist dieser Einarbeitungsplan!

00:11:55: Der wird vorab kommuniziert, der legt auch in diesem Worker-Mappe ab, da sind Termine drin – die sind schon vorab ausgemacht worden und da sind Themen drin.

00:12:04: Was passiert in der ersten Woche?

00:12:05: In der zweiten

00:12:06: Woche?!

00:12:06: Welche Ziele gibt es?

00:12:08: Welche Termine stehen?

00:12:09: Was muss der Mitarbeiter für seinen Job wissen?

00:12:13: In welche Abteilung muss er gehen?

00:12:15: Welchen Prozess muss er wissen?

00:12:17: Oder vielleicht muss er auch tatsächlich noch ein paar Schulungen belegen.

00:12:21: Da müssen auch die Woche organisiert sein und in diesem Allemarbeitungsplan bitte eingetragen sein.

00:12:27: Dieser Plan gibt einfach Struktur, er nimmt damit Stress und Druck raus und gibt schon wieder Orientierung und Zeit für vieles andere nämlich auch für Feedback.

00:12:40: da komme ich aber gleich zu.

00:12:42: Genau wir haben auch noch klare Ansprechpartner.

00:12:45: Das heißt, vielleicht möchtet ihr auch im Mentorenprogramm festlegen gerade für die neuen Mitarbeitenden.

00:12:51: Für jede Abteilung oder für jeden Prozess das könnt ihr euch gerne selber konzeptionell ausarbeiten gibt es viele verschiedene Ideen.

00:13:00: dazu müsst ihr halt schauen was zu eurem Unternehmen passt.

00:13:04: aber wer stimmt für was zuständig?

00:13:06: Wer hilft dem den neuen Mitarbeiter bei welchen Fragen?

00:13:10: und vor allen Dingen wer begleitet ihn in den ersten Wochen?

00:13:13: Du musst ja dann zwingend jemand aus der Abteilung sein, denn nicht schlimmer als das Gefühl niemanden fragen zu können.

00:13:21: Weil derjenige kennt ja auch noch nicht alle und deshalb sind Feedback-Schleifen in der Probezeit eigentlich verbindlich – und nicht nur mal bei Gelegenheit!

00:13:34: Denn Feedback ist das Wichtigste um beide Mitarbeiter dass er sich auch gesehen fühlt, dass man ihn sieht.

00:13:45: Dass man auch das was vielleicht nicht so gut läuft aufnimmt und das was gut läuft dann auch schon mal sagt hey hätte ich gar nicht erwartet.

00:13:55: super cool dass du das jetzt schon kannst.

00:13:57: Ich kann dich einfach alleine loslaufen lassen.

00:13:59: Du kannst schon die Tische allein eindecken in einem Restaurant oder du schmeißt die Theke hinten.

00:14:06: ja richtig cool schon in der ersten Woche.

00:14:10: Ja, wenn es ein neuer Azubis auch hier Feedback-Gespräche ... die fühlen sich unsicher.

00:14:15: Jeder fühlt sich uns sicher!

00:14:17: Wir wissen doch nicht was uns erwartet?

00:14:18: Was sind das denn für Erwartungen?

00:14:20: und wenn ich nicht kommuniziere dann habe ich nachher als Unternehmer schon in einer gewissen Weise versagt weil es wird die Kündigung kommen.

00:14:31: Ich weiß Die Probezeit von dem Mitarbeiter ist kein Selbstläufer Und den Teil, den vergessen eben viele.

00:14:40: Ich empfehle euch als Unternehmer, als Personaler macht fixe Feedback-Termine und zwar schon vor den Start.

00:14:49: Nach einer Woche nach zwei Wochen nach sechs Wochen nach drei Monaten vor Ende der Probezeit.

00:14:55: hier möchte ich auch sagen bitte Probe Zeit Gespräch führen ganz ganz wichtig!

00:15:01: Und diese Termine sind um Gottes Willen Bitte keine Kontrolle.

00:15:06: sie sollen Raum für Austausch spieten.

00:15:09: das heißt Hier unterhaltet ihr euch.

00:15:11: In fünfzehn bis zwanzig Minuten muss gar nicht mehr sein, was läuft gut?

00:15:16: Was brauchst du lieber Mitarbeiter noch von mir?

00:15:20: Wo können wir dich unterstützen?

00:15:23: Was braucht das Unternehmen noch und wo müssen wir nachjustieren?

00:15:28: Dieses regelmäßige Feedback schafft Sicherheit, Orientierung und Vertrauen und verhindert dass Probleme erst dann sichtbar werden wenn es zu spät ist.

00:16:02: Am Ende des Tages mein Fazit.

00:16:05: Also, das Brilliant Onboarding ist kein nice to have!

00:16:10: Es ist für mich ein strategisches Instrument, um Menschen zu binden, Unsicherheit abzubauen und echte Loyalität aufzubauen.

00:16:19: Wenn wir wollen das neue Mitarbeitende bleiben müssen wir ihnen schon vor dem ersten Tag zeigen dass sie bereits schon angekommen sind!

00:16:27: Denn Menschen kündigen nicht wegen den Aufgaben.

00:16:31: Sie kündigten wegen fehlender Orientierung, fehlendem Beziehung und fehlenden Wertschätzung.

00:16:37: Ein guter premium Onboarding-Prozess ist deshalb kein Aufwand.

00:16:41: Er ist Investition in Menschen, in Kultur und in

00:16:46: Stabilität.".

00:16:48: Ja und damit sind wir am Ende dieser Podcastfolge angekommen!

00:16:53: Ich hoffe dir hat diese Episode wieder gefallen und du konntest etwas für deinen eigenen Alltag dein Unternehmen oder deine Führungsarbeit mitnehmen.

00:17:04: Wenn du Fragen hast, wenn du etwas vertiefen möchtest oder wenn du mir einfach eine Rückmeldung geben willst dann freue ich mich sehr über deine Mail oder deine Nachricht und bitte gib mir doch einfach mal eure Vorschläge bis zum nächsten Mal rein.

00:17:20: Welches Thema hättet ihr gerne bei mir im Podcast gehört was HR betrifft?

00:17:27: Wo habt ihr eure Bauchschmerzen um Baustellen die wir mal beleuchten sollten?

00:17:33: Das würde mir unheimlich viel Spaß und Vergnügen bereiten.

00:17:36: Und ich freue mich auf eure Ideen, auf eure Inspiration!

00:17:41: Und jetzt macht's gut, pass auf dich auf und wir hören uns in der nächsten Folge von Frische Personalimpulse – Fokuswechsel mit Alexandra.